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<audio id="audio" title="13 | PPT写作：怎么写才能展现自己真正的实力？" controls="" preload="none"><source id="mp3" src="https://static001.geekbang.org/resource/audio/63/21/6379f6fdf0f683e5a61debb18d3cdd21.mp3"></audio>
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你好，我是华仔。
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上一讲我们学习了晋升PPT的标准框架，这个框架里最重要的内容是自述材料，而自述材料总体的**写作指导思想**就是**金字塔原理**。
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根据金字塔原理，我总结了自述材料的标准模型，这个模型就像金字塔一样，中心明确，层次分明，逻辑清晰，一共包括3个层级。
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<img src="https://static001.geekbang.org/resource/image/47/18/47a18ae196fafdb747615bd1eb4a5c18.jpg" alt="">
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顶部是**中心主题**，自述材料的中心主题很明确，就是向评委证明你的能力达到了目标级别的要求。
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中间是**论据**，也就是你用来证明自己的能力确实达到要求的依据，常见的论据包括：你负责或者参与过的项目，你带过的团队，你负责的系统或者业务。
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底部是**STAR**，也就是Situation（情景）、Task（任务）、Action（行动）和Result（结果）4个部分。
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接下来，我就基于这个标准模型，谈谈具体的自述材料写作技巧。
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## 技巧一：把PPT当成提词器
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很多人因为没什么演讲经验，担心自己因为紧张而忘记要讲的内容，所以就干脆把要说的话全部贴在PPT上。这种做法有两大坏处，一是满屏充斥的信息会把评委逼出“密集恐惧症”，二是会让评委在潜意识里产生“浪费时间”的感觉。
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为什么评委会觉得“浪费时间”呢？因为他们看PPT的时候其实是在扫读，比你讲话的速度快多了，等他们看完了，你还没念完，这段时间就相当于一个“信息真空期”。他们得不到更多有用的内容，自然就会感到烦闷，有些评委甚至会直接打断你，说“不要再念PPT了”。
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所以说，评委最不喜欢的就是照着PPT念。如果你在晋升答辩的时候踩了这个雷，会非常吃亏！
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那么我们该怎么写呢？有效的做法是**把PPT当成“提词器”，而不是讲话稿**。换句话说，PPT上面展示的内容不是给你念的，而是用来**提示**你要讲的内容范围的。
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一方面是**提示你自己**，这一页PPT应该讲哪几个关键点，至于具体的详细内容，不用放上去，只需要从你的嘴说出来就行了。
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另一方面也是**提示评委**，告诉他们你将要讲什么，这样评委就能够快速收集自己头脑中跟这些内容相关的知识、技能和经验，一边听你讲，一边理解并形成初步判断。
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## 技巧二：围绕能力要求提炼论据
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论据可以分为两类。第一类是**核心论据**，和目标级别的能力要求**强相关**，并且能够让评委眼前一亮，一般需要提炼3～5项。
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提炼核心论据是有套路的，你可以回顾一下第5讲的COMD模型，根据目标级别的能力要求去找相关的复杂度高的工作。这些工作往往会有一些共同的特点，比如持续时间长、规模大、不确定性高、有一定挑战性或者创新性等，找起来并不难。
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第二类是**辅助论据**，从侧面说明你的能力，起到锦上添花的作用，不用太多，只要1～3项就行。
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它的价值在于，如果你和另外一位申请者在核心论据上的表现差不多，但是你准备了辅助论据而他没有，或者你的辅助论据更加亮眼，那么评委很可能给你更高的评价。
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整理辅助论据也不难，一些常见的辅助论据包括参加业界技术大会（证明自己主动拓宽技术视野）、在业界技术大会上演讲（证明自己有一定的业界影响力）、发表文章、出版书籍、承担一些虚拟组织的组长（比如学习小组和交流小组）以及参与开源项目等。
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## 技巧三：用STAR方法来描述论据
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提炼好论据之后，具体要怎么向评委描述，才显得有理有据呢？
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经过摸索和实践，我推荐你使用**STAR方法**，也就是**Situation-Task-Action-Result**。你可能在准备简历和面试的时候用过STAR方法，但其实它在晋升答辩的时候也很管用。
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STAR方法的具体介绍如下：
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**1. Situation（背景）**
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首先是描述事情的背景。注意，不要把项目Word文档里的内容直接贴上去，而是应该**提炼1～3条关键内容摘要**。
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比如某资讯类项目的背景是：
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随着行业自媒体的发展，大量质量参差不齐的内容涌现，如何让优质内容快速到达目标用户成为一个很大的挑战。
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这么一大段话放到PPT上显然是不合适的，最好提炼为：
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自媒体内容推荐
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不过你在讲的时候，还是应该说“随着……挑战”那段比较长的话。
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**2. Task（任务）**
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其次是描述你在这件事情里面的角色和负责的任务。
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这里要特别注意，不要把整个项目的任务写上去，因为评委关注的是“**你在项目中发挥的作用**”，而不是“**整个项目有多牛逼**”。
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我曾经遇到过一个申请晋升的同学，他在介绍项目的时候贴上了系统架构图，然后花了2～3分钟时间来讲解架构。
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然后评委问了一句：“**这个架构是你设计的吗？**”
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他回答说：“不是，我只是参与其中XX子系统的开发。”
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结果，这部分讲解不但没有加分，反而起到了负面作用，因为评委们认为他对自己的能力和职责认识不清晰。
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**3. Action（行动）**
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然后是行动，你要讲清楚自己做了什么，展现了哪些能力，这是最关键的部分。你需要注意3点：
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第一，不要把Word文档的内容直接贴到PPT上，PPT只要展示你提炼的3～5个核心点就行了，其他内容得靠你自己讲出来。尽量用架构图、流程图、类图和思维导图等形式来展现，然后提炼几个关键内容用文字展现出来，其他详细内容自述的时候讲出来即可，有点像游戏中的那个梗“开局一张图，内容全靠编”，我们不能编内容，而应该是“开局一张图，内容主要靠说”。
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第二，PPT上只要写“**做了什么**”，用不着写“**为什么这么做**”。因为评委肯定会在答辩环节问到这一点，而且跟你进行多次的交流探讨。但是你无法预知评委究竟会怎么问，自述时间又很宝贵，所以不可能提前把背后的思考过程全都写上。
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**4. Result（结果）**
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最后是讲述事情最终的结果，这是最不容易写好的部分。
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大部分人在这个环节犯的错误就是太“虚”，只有定性的描述，没有定量的描述。
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正确的做法是 **“虚实结合”**，而且重点在“实”，所有事情的结果都应该围绕**效率、效果、质量和成本**这4个维度进行**量化评估**。
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### 量化评估的原则
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所谓量化评估，就是把要评估的内容转化成可以量化的数据来呈现。
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那么，要怎么做这个量化呢？根据我的经验，呈现的数据要遵循以下3个原则：
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**1. 先有基数后有比例**
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比例数值要有基数说明，因为只有把基数和比例结合起来才能完整地评估结果。
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比如A和B两个项目都是“渗透率从20%提升到30%”，其中A项目的日活用户是1000万，而B项目的日活用户只有10万，那么从评委的角度看，A项目的结果和价值明显要优于B项目。
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**2. 用绝对值而不是相对值**
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比例数值要用绝对值而不是相对值，因为相对值很好的原因可能是之前做得太烂。
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假设A项目是“渗透率提升200%”，B项目是“渗透率提升50%”，单纯看相对值的话，肯定是A项目更好，但如果用绝对值来描述，结论可能就不一样了。
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比如A项目是“渗透率从2%提升到6%”，B项目是“渗透率从20%提升到30%”，那么从评委的角度看，A项目的结果和价值就不如B项目了。
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**3. 将数值转换为“钱”**
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在前两个原则的例子中，我们都是单纯地根据量化数据的大小来判断结果，但实际上只做这样的对比是不够的。
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就算A项目是“渗透率从2%提升到6%”，B项目是“渗透率从20%提升到30%”，A项目仍然有可能大大优于B项目。为什么呢？因为可能A项目的功能重要性远远大于B项目，或者A项目的渗透率提升难度远远大于B项目。
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这就引出了我们的第3条原则：要将数值转换为“钱”。这里的钱可以是收入、支出、成本和人力等。
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比如A项目是“渗透率从2%提升到6%，增加广告收入3000万”，B项目效果是“渗透率从20%提升到30%，增加会员收入30万”，那么从评委的角度看，A项目虽然数值低，但业务价值明显更大。
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当然，并不是每件事情的最终结果都能够转换为“钱”，所以这条原则只要尽量满足就行了，实在没办法转换的也可以不写。
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在下面这个表格中，我举了一些通过量化评估实现虚实结合的例子，供你参考：
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<img src="https://static001.geekbang.org/resource/image/4d/df/4de87e759e6b1d57a756b5c65da722df.jpg" alt="">
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特别提醒一下，之前我一直强调，PPT只需要写提炼出来的重点和关键词，详细内容要靠你自己讲，但展示结果的PPT是个例外，你一定要完整写出来。也就是说，你的PPT里不要写这个表格里“Result（虚）”这列的内容，而要写“Result（虚实结合）”这一列的内容。
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### 分配页数的方法
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我在上一讲提到过，自述材料的总页数是10～15页，所以单个论据建议不要超过3页，否则内容总量很容易超标。
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那么对于一个论据来说，STAR的4个部分，要怎么分配页数呢？一般情况下，你可以把背景、任务和结果放在第1页，然后把行动单独放在第2页；如果行动**比较复杂**，也可以分成2页，这样总页数就是3页。
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如果某个论据真的**特别牛逼**，3页确实不够，也一定不要超过5页。这4～5页PPT怎么分配呢？一般是背景和任务放第1页，行动放中间的几页，结果放最后的1页。
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如果**每个行动相对独立**，没有什么关联，那么每个行动和对应的结果放在同一页来讲，这样能更方便地把行动和结果对应起来。
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比如论据是Android App性能优化，行动 1是优化内存，行动 2是优化网络，那么优化内存的方法和结果放在同一页PPT，优化网络的方法和结果放在另外一页PPT。
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## 常见疑问处理
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现在你已经掌握了自述材料的基础写作技巧，但在实际写作的时候，你可能还是会遇到一些特殊情况，让你不知道到底是写还是不写，或者不知道怎么写。
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接下来，我就针对4个常见的疑问，和你分享一下相应的应对策略。
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**第1个疑问是，业务背景很庞大，介绍起来很费时间，那还要不要先介绍一下业务背景呢？**
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之所以会有这个疑问，是因为如果不介绍背景，一上来就讲具体内容，你担心评委理解不了；如果介绍背景，又要花很多时间，你担心评委可能觉得你啰嗦。
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我的建议是，要介绍业务背景，但是要根据不同的级别采取不同的方式来介绍。
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如果你要晋升P8/P9，大概率会遇到跨业务线的评委，介绍背景能让他们对你接下来讲的内容有一个大概的认知。
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这时，你可以根据**产业链图**对整个行业的背景做一个概要的介绍，时间控制在1分钟以内。
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比如，你做的是游戏直播业务，可以借助下面这张图来介绍整个游戏直播行业。
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<img src="https://static001.geekbang.org/resource/image/54/5b/54dafc8895f5bb430ba17298b874ef5b.jpg" alt="" title="游戏直播行业产业链图">
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除了晋升P8/P9的时候可以用产业链图来介绍**行业背景**外，晋升P7/P8/P9的时候都可以用**业务大图**来说明你负责的业务范围，这能让评委（无论是否跨业务线）对你的职责范围和所做事情的复杂度有一个直观的了解。
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以支付中台为例，如果你负责的是会员中心，可以用下面张图来统一说明。
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<img src="https://static001.geekbang.org/resource/image/14/6a/14b65ed1716652182fedec22e4eae36a.jpg" alt="">
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注意，这样的业务架构大图可以在PPT里展示，但是在讲解的时候，对于不是自己负责的部分，在整体介绍时简单带过就行了，重点放在自己负责的部分上。还是以这张图为例，我建议按照以下顺序讲解：
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1. 先整体介绍支付中台架构，从上往下分别用一句话概括每个大区块的基本作用，包括业务层、收银台、开放平台、13个XX中心等。
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1. 点出自己负责的是“会员中心”，然后介绍会员中心的4个子项，每个子项最好也分别用一句话概括。
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1. 如果有评委问到其他区块，知道多少就讲多少，不知道也可以直接说“暂时没有深入了解”。
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**第2个疑问是，某个项目的技术难度很高，但是最终的结果不好，可不可以讲呢？**
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这里要分情况讨论。毕竟评委也知道，并不是所有项目都一定可以拿到好的结果，最终结果会受很多不确定的因素影响。
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如果结果不好的原因是**你不可控的因素**，比如业务调整、市场变化、国家法律政策变化等，那么是可以讲的。讲的时候注意实事求是，不要掩饰也不要回避，分析结果不好的原因，说出自己的思考和总结。
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如果结果不好的原因是**你自己导致的**，比如过度设计、错误选型以及采取了虽然先进但是你还掌握不了的技术等，这类项目就不能讲。
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事实上，如果真的出现这种情况，你是没有资格申请晋升的，早在前面的提名和预审阶段就应该被刷掉，不太可能走到评审阶段。
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**第3个疑问是，某个项目的技术难度不高，但最终结果特别好，可不可以讲呢？**
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我建议就不要讲了，因为晋升PPT自述材料的**中心主题是向评委证明你的能力达到了目标级别的要求，而不是展示绩效。**
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比如你做了一个优化项目，把日志存储耗费的机器从100台减少为20台，结果似乎非常好，但这个优化项目做法其实很简单，就是对日志进行了压缩。评委看到的时候不会认为你的能力有多牛逼，只会觉得以前做得太差了。
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**第4个疑问是，做了10件事情，但是却没有1个特别出彩的，可不可以讲呢？**
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这时候还是得分情况讨论。
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如果你负责的核心工作都是这个样子，那晋升就比较危险了，评委会认为你“只有苦劳，没有功劳”。
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如果出现这种问题的不是核心工作，而是辅助类的工作，还可以补救。我建议你从整体上提炼亮点，比如从积极性、主动性和责任担当等方面来展现，同时你需要提炼出一些对别人有借鉴意义的经验或者教训。不过这不能作为核心论据，只能作为辅助论据。
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比如你在P6阶段带了5个新员工，其中有1个甚至没有通过试用期转正，但只要不是你的原因，你就可以提炼出“新员工主力导师”这样一个论据，然后展现你带的新员工结果——“4个转正，1个不通过”，并且提炼出作为导师的3条经验和2条教训。其实这样的论据也是能得到评委的认可的，可以作为晋升加分项。
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## 小结
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这一讲我跟你分享了晋升PPT自述材料的写作技巧，指导思想是金字塔原理，核心技巧是STAR方法。
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现在，我们回顾一下重点内容：
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1. 写作技巧主要有三个，一是把PPT当成提词器，二是围绕目标级别的能力要求提炼论据，三是用STAR方法来描述论据。
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1. 和能力要求强相关的核心论据要提炼3～5项，侧面说明能力的辅助论据提炼1～3项，每项论据一般不超过3页，特别牛逼的论据也不要超过5页。
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1. STAR的结果部分要做量化评估，通过数据来呈现，需要遵循的原则有三个，一是先有基数后有比例，二是用绝对值而不是相对值，三是将数值转换为“钱”。
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1. 特殊情况灵活处理，牢记一点，自述材料的中心主题是向评委证明你的能力达到了目标级别的要求。
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<img src="https://static001.geekbang.org/resource/image/89/e7/8927f45647cb3767379fa6ce65aaeae7.jpg" alt="">
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## 思考题
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这就是今天的全部内容，最后留一道课后思考题给你吧。就算你没有写过晋升PPT，也一定写过简历吧。结合这一讲的内容，你觉得你在写简历或者晋升PPT的时候，踩过哪些坑呢？
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欢迎你把答案写到留言区，和我一起讨论。相信经过深度思考的回答，也会让你对知识的理解更加深刻。<br>
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