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<audio id="audio" title="25 | 如何告别无效会议？不妨试试这六招" controls="" preload="none"><source id="mp3" src="https://static001.geekbang.org/resource/audio/3a/11/3a8e11e1479435368be0008a23463411.mp3"></audio>
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你好，我是黄勇。今天我们一起聊聊有关开会的话题。
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相信很多做技术的朋友都有这样的感受：我们不太喜欢开会，认为会议不够高效，我们只希望能够静下心来，沉醉在自己的代码世界中。为了让世界变得更加美好，而付出自己的青春，这才是我们程序员的梦想，这才是我们最应该去做的事情。那么追根溯源，为何我们不喜欢开会呢？我们就从这个话题开始聊起吧。
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## 为何我们不喜欢开会？
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我们其实都知道，会议是必不可少的。可是，每当我们满怀憧憬，奔向会议室的那一瞬间，其实已经开始“踩坑”了，一段痛苦的时刻即将到来。
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我们原本希望在会议上将问题讨论清楚，并期待会议结论可以落地执行，但实际情况与原本的想法总是大相径庭：
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- 面对无休止的讨论，却迟迟没有结论，甚至会出现会上引起争论，会后无法落地执行的情况。
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- 原计划半小时的会议，竟然开了两小时，若不是会议室预定时间到了，会议还真结束不了。
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- 会上很多参会人员被莫名其妙地叫来，但似乎会议的主题却与他们没太大关系。
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- ……
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当然，还有无数难忘的会议经历，这些低效的会议使得我们不再相信可以通过会议来解决问题。
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经过多年折腾，我总结了一套轻松又高效的开会方法，今天想借助此文，把它分享给还在痛苦的会议中摸爬滚打的你。希望你在使用我分享的**“会议六招式”**时，一场高效的会议能够立竿见影，速见成效，而且你身边的同事们也会对你的组织能力刮目相看。
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## 什么是“会议六招式”？
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接下来，我要讲到的“会议六招式”，实际上是一套开会的原则，你也可以将这套原则作为组织会议的流程，按照这套流程来，从此可告别无效或低效的会议。现在我们就一起进入到“会议六招式”的具体内容，我们先从第一招开始。
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### 第一招：制定明确的会议目标
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**每个会议都需要有一个明确的目标，且目标最好只有一个，所有交流的内容都要围绕这个目标，并且在固定的时间内锁定目标而不偏离主题，于会议组织者而言，是不小的挑战。**
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不过这也是最容易踩的一个坑，大家总是希望一个会议能讨论尽可能多的问题，最好每个问题都要有结论，尤其是解决方案。可事实情况证明，这只是无意义的奢望。与其让精力分散，不如让目标聚焦，大家既然付出了时间，就一定要有所成效。
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此外，在会议进行中大家一不小心就容易偏离主题，比如，本来是讨论 A 主题，结果引发讨论 B、C、D 主题，最后 A 问题没有得到解决，B、C、D 也依然没有结论。或许大家都不希望发生这样的事情，但就是容易被其他人带到“沟”里。
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所以，**作为会议的组织者，你必须坚定“一个中心”的原则**，所有涉及的内容都要围绕它，会议主题时刻不能动摇。
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### 第二招：编排简洁的会议流程
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**会议流程需要结合会议目标来制定，流程一定要做到清晰、简洁，流程中每个环节都要设置合理的预估时间，流程能否被顺利执行是对会议组织者的艰巨考验。**
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作为会议的组织者，如果不知道如何计划会议流程，那么这个会议最好还是不要开了。大量事实证明，哪怕有一个简单的会议流程，也比没有要好太多。
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我的经验是，**会议流程最好不要过于复杂，一般不要超过 4 个环节，**因为环节越多，时间越难把控，风险也就越大。会议其实和项目管理类似，事前同样都是按照计划来执行，事中学会灵活控制风险，事后需要有总结和成果。
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此外，需要注意的是，**作为会议组织者，你应该在会议开场就介绍会议的目标与议程，以及会议的结束时间。**你可以呼吁大家一起努力打造高效的会议效果，还可以非常礼貌地提醒大家在会议期间不要做与会议无关的事情，与大家达成一种会议原则，一起来遵守和相互监督。
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### 第三招：掌控恰当的会议时间
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**计划的会议，最好不要超时，而且时间要尽可能短，但时间短并不意味压缩时间而忽略重要信息，掌控会议时间是会议组织者的基本功。**
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时间永远是最宝贵的资源，作为会议的组织者，你要用好这个资源。首先，需要把控的是会议的整体时间，就像你在评估项目的开发工作量那样，需要对会议流程进行分解，分别评估每个环节的时长，从而计算出整个会议的总时长。
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我的经验是，**会议绝对不要超过 90 分钟，时间过长的会议，只会让大家感到更加疲惫和崩溃。**
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此外，在会议进行时，你需要参考既定的会议流程，把控每个环节的时间点，需要做到的是灵活，而不是刻板，你需要根据会议现场情况来决定是否提前或延长。时间把控一定要做到合理，确保变化在可控范围内即可。
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### 第四招：邀请合适的参会人员
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**邀请的参会人员是否合适，将决定会议的质量与结果，选择不合适的参会人员是对企业资源最大的浪费，因为人力成本是公司最贵的资源。**
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其实很好计算，请 8 个无关的同事开会 1 小时，相当于浪费公司 1 个人 1 天的成本，也许 1 个人 1 天的成本损耗对于企业不算太多，但如果这样的会议时常发生，确实会带来一笔不小的开销，这笔开销拿来做团建等事情多好。更严重的是，耽误了那些本就与会议主题无关的同事的时间，甚至产生急躁的情绪，其实他们可以利用这些时间做出更多有价值的工作。
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此外，**参会人员太多，其实不是什么好的事情，表面看来信息似乎可以更好进行同步，实际情况却会使得会议变得更加难以控制，**尤其是一旦引发一个有争议的问题，就会引发一场混乱。
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当然还有另一种极端，所谈论的话题与有些同事的相关性不太大，总是那么少数几人在讨论，其他人要么看电脑，要么玩手机，这些都是对企业成本的巨大浪费。
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### 第五招：渲染活跃的会议气氛
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**活跃的气氛是高效会议的润滑剂，没人愿意花时间去参加一次沉闷而无聊的会议，如何将会议变得生动有趣，让大家愿意讲出心中所想，多多反馈，其实这考验着会议组织者的激情与开会技巧。**
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有些会议组织者，一开场就把会议气氛搞得十分紧张，尤其是一些团队管理者。**紧张的气氛会抑制大家主动表达自己的想法，从而没达到预期的会议效果。**更严重的是，死气沉沉的会议，将变成会议组织者的个人演讲，然而这场演讲还得不到任何的掌声。
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反之，作为会议组织者，你应该学会如何活跃气氛，调动参会人员的情绪，就像一场好的演讲或培训一样，会议也需要有一个“破冰”的环节。
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此外，你虽然是会议组织者，但并非是独角戏演员。**你要做的是组织大家来探讨，并通过提问来引导大家去思考，最终为需要解决的问题得出解决方案和结论。**其实你更像是一名编剧兼导演，其他参会者才是真正的演员。
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### 第六招：编写清晰的会议纪要
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**会议中实际交流的内容一般比会前计划更加丰富，会议组织者需要将会议所交流的内容清晰地表达出来，包括待办任务，当然也可以在会议前邀请一位参会者负责记录。**
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记录会议纪要是有必要的，也是有技巧的。我的经验是，可以在会议前就把会议纪要的模版准备好，可以写在电子文档中，也可以写在纸上。
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不管哪种方式，都要参考会议流程来制作，甚至预先把问题找出来，会议上只需抛出这些问题，组织大家讨论，最终记录结论即可。由于会议节奏较快，记录时可以只使用一些关键字，为回忆要点提供下思路，便于会后梳理和总结。
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此外，所记录的会议纪要一定要具备条理性，需要做到让没有参加会议的同事也能看得明白。在关键问题和结论上，可以用粗体或带有醒目颜色的文字来标注，但记号一定不要太多或过分突出。对于会后需要落地执行的任务，应该指定相应的负责人和截止时间，便于后续跟进和追踪。
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切记！以上“会议六招式”是一套“组合拳”，连续打出去，效果会更佳。尤其是第一招“定义明确的会议目标”，它的“杀伤力”极强，也为后续“出招”打下了基础。
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既然高效会议是我们需要追求的目标，那么如何使用 OKR 来制定会议目标，让会议变得更加高效呢？我们接下来继续探讨。
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## 如何使用 OKR 制定会议目标？
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为了让你快速掌握如何使用 OKR 来制定会议目标的方法，我找到了一个真实的案例，这是我们曾经开过的一个“月度交流会”。以下是我在会前给团队发送的会议邮件，目的在于将会议目标、流程、时间、人员等信息能够清晰地展现出来，便于团队伙伴更加清晰地知晓会议内容等，提高沟通效率。
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而且，为了让这个会议变得更加高效，我还在邮件中补充了一个“会议 OKR”：
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随后，我将以上内容（包括“会议流程”和“会议 OKR”），通过邮件方式发给各位参会人员，并抄送给需要知晓的相关同事。以便大家能对会议目标和流程有一个清晰的认识，也是为了让会议变得更加高效。
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在第一次开这样的会议前，我会打开这封邮件，给大家讲讲会议的相关流程以及“会议 OKR”；在会议过程中，严格按照会议流程进行操作，要是发现话题偏了，我会及时将话题拉回来；在会议结束后，我也会和大家一起根据“会议 OKR”做一个评估和复盘，让大家对高效会议有一个清晰的认识。
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我使用这套方法，并和团队们亲自实践下来发现，每次开会的效率都有明显提高，大家更愿意参加这种有目标、有节奏、有结论的会议，每个人也更愿意全情投入了。
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希望这套方法，也能够帮助你提高会议效率，改善会议质量，从此告别低效会议。
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## 总结
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今天我首先给分析了我们不喜欢开会的原因，其实是认为会议低效，那么如何让会议变得高效。接着我为你分享了我的“会议六招式”，当然这六招招式主要是针对会议组织者的，那么应该如何让会议参与者也能共同打造高效会议。最后我为你介绍了“会议 OKR”的用法。
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不论开怎样的会议，只要会议有目标，就能通过这套方法来实践。总结一下我的三个观点：
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1. **我们并非不喜欢开会，而是不喜欢参加低效的会，追求高效会议才是大家的共同目标。**
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1. **一场高效会议需要做会前计划和会后总结，学会“会议六招式”，让高效会议触手可及。**
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1. **高效会议并非会议组织者一人所为，需要使用“会议 OKR”与参会人员一起建立共同目标。**
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开会绝对是一种需要有高度技术含量的沟通方式，当你掌握了一套高效开会的方法，才能让会议变得更有节奏，会议所达成的一致结论才更便于顺畅执行。
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## 思考时间
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你平时在开会时会用到哪些好的技巧，可以使会议变得更高效呢？期待你的经验分享。
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最后，如果这篇文章让你有所收获，请把它分享给你的朋友，我们一起探讨。
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